Vous travaillez, même ponctuellement, avec une administration, un établissement public ou une commune au Luxembourg dans le cadre d'un marché public ou d'un contrat de concession ? Une échéance technique mais bien réelle approche : à partir du 1er octobre 2026, les anciennes versions du format de facturation électronique XRechnung ne seront plus acceptées. Voici ce que cela signifie concrètement pour votre entreprise.
Un rappel : la facture électronique est obligatoire depuis 2023
Depuis le 18 mars 2023, tous les opérateurs économiques qui facturent dans le cadre d'un marché public ou d'un contrat de concession au Luxembourg doivent transmettre une facture ou une note de crédit électronique conforme, et ce quelle que soit la valeur du contrat. Les formats actuellement acceptés sont le Peppol BIS Billing 3.0 (en XML UBL) et le XRechnung, dans ses versions UBL et UN/CEFACT CII. Seuls deux canaux de transmission sont autorisés : le réseau Peppol, ou MyGuichet.lu pour les entreprises qui n'ont pas de connexion Peppol. L'envoi par simple courriel n'a jamais été admis.
Ce qui change le 1er octobre 2026
Jusqu'à présent, les anciennes versions du format XRechnung — la 2.2.0 et la 2.3.1, obsolètes respectivement depuis 2023 et 2024 — restaient encore techniquement tolérées. À partir du 1er octobre 2026, ce ne sera plus le cas : seules les factures et notes de crédit au format XRechnung 3.0 (ou 3.0.1) seront acceptées, dans les syntaxes UBL et UN/CEFACT CII. Les entreprises qui utilisent encore une version antérieure à 3.0 doivent mettre à jour leur système sans attendre la dernière minute.
Qui est concerné
Toute entreprise, quelle que soit sa taille, qui facture un marché public ou un contrat de concession auprès d'une entité publique luxembourgeoise est concernée, y compris pour des prestations ponctuelles ou de faible montant. Si votre PME répond régulièrement à des appels d'offres publics, ou si elle a un contrat en cours avec une administration, une commune ou un établissement public, cette échéance vous concerne directement.
Comment se mettre en conformité avant l'échéance
Quelques vérifications simples permettent d'éviter les mauvaises surprises à la rentrée d'octobre :
- Contactez votre éditeur de logiciel de facturation ou votre fiduciaire pour vérifier que votre outil génère bien des factures au format XRechnung 3.0 (ou 3.0.1), et pas une version antérieure.
- Si vous transmettez vos factures via un point d'accès Peppol, confirmez auprès de votre prestataire que la mise à jour a été effectuée de son côté.
- Si vous n'avez pas de connexion Peppol, vérifiez que votre espace professionnel MyGuichet.lu vous permet toujours de soumettre vos factures dans le format requis.
- Testez l'envoi d'une facture avant l'échéance plutôt que d'attendre le 1er octobre pour découvrir un problème technique.
Ce que risque une entreprise non conforme
Une facture transmise dans un format non conforme après le 1er octobre 2026 sera tout simplement rejetée par le système. Pour une PME, cela peut se traduire par un retard de paiement, le temps de régénérer et de renvoyer une facture au bon format, voire par des tensions de trésorerie si plusieurs factures s'accumulent avant que le problème ne soit identifié. Autant d'inconvénients évitables en anticipant la mise à jour dès maintenant plutôt qu'en découvrant le blocage au moment de facturer.
Ce qu'il faut retenir
- Depuis le 18 mars 2023, la facture électronique est obligatoire pour tout marché public ou contrat de concession au Luxembourg, quel que soit son montant.
- À partir du 1er octobre 2026, les formats XRechnung 2.2.0 et 2.3.1 ne seront plus acceptés.
- Seuls XRechnung 3.0/3.0.1 et Peppol BIS Billing 3.0 resteront valides, transmis via Peppol ou MyGuichet.lu.
- Toute entreprise facturant une entité publique luxembourgeoise est concernée, quelle que soit sa taille ou le montant du contrat.
- Vérifiez dès maintenant avec votre éditeur de logiciel ou votre fiduciaire que vos factures seront conformes avant l'échéance.